Der Begriff ECM Enterprise Content Management beinhaltet CM Content Management und überschneidet sich zugleich mit dem Anspruch von Content Management. Bevor man sich einer Definition von ECM zuwenden kann, muss daher zunächst der Begriff Content Management (CM) und die Abgrenzung zu dem Web Content Management (WCM) betrachtet werden.

Geht man an die Wurzeln des Begriffes Content Management, so muss man feststellen, dass bereits der Begriff in dem Angloamerikanischen (en:Content ) nicht eindeutig fassbar ist. Er ist nicht einfach eine Neudefinition des herkömmlichen Dokumentenbegriffs. Content ist in dem Prinzip alles was an inhaltlicher Information in Systemen vorgehalten wird. Selbst die herkömmliche Abgrenzung zwischen un- oder schwachstrukturierten Daten greift beim Begriff Content nicht mehr.

Content wird heute mit Datenbanken verwaltet und die Grenze zwischen strukturierten Datensätzen und unstrukturiertem Content ist längst verwischt. Es gibt jedoch Merkmale für elektronischen Content, die diesen von anderen Formen von Inhalten in elektronischen Systemen unterscheiden.

Definition „Content“

Content (engl. Inhalt) ist Information in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt wird.

• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank).
• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zu dem Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien).
• Unstrukturierter Content besteht aus beliebigen Informationsobjekten, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)

Content setzt sich stets aus dem Inhalt und zugehörigen Meta-Informationen zusammen. Diese Meta-Informationen müssen für den Nutzer nicht unbedingt sichtbar sein. Sie dienen vorrangig der Verwaltung und Kontrolle des eigentlichen Inhalts. Wichtige Komponente von CMS Content-Management-Systemen ist daher die Trennung von Layout- und Strukturinformationen vom eigentlichen Inhalt.

Für diese Aufgabe gewinnt XML, eXtensible Markup Language, als universelle Beschreibungssprache stets mehr Bedeutung, ohne dass die Nutzung von XML für Schnittstellen und Dokumentformaten heute bereits als grundlegendes Merkmal zu werten ist.

Definition „Content Management System (CMS)“

Content_Management_Systeme (CMS) in dem übergreifenden Sinn unterstützen:

• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung weiterer Programme)
• die Verwaltung von Content (Content Management in dem engeren Sinn)
• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)
• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)
• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)

Content Management in dem engeren Sinn genannt lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.).

Die Begriffe Content Management, Content-Management-System und CMS werden von Anbietern und Anwendern häufig undifferenziert benutzt. Bei der Betrachtung des Themas Content Management muss daher zwischen der generellen Kategorie CMS Content Management Systeme sowie zwei speziellen Ausprägungen, den WCMS Web Content Management Systemen und ECMS Enterprise Content Management Systemen unterschieden werden. Sie haben verschiedene Ursprünge, differente Funktionen und einen sehr unterschiedlichen Anspruch.

Es sind somit drei Hauptströmungen der "Begriffsbesetzung" Content Management festzustellen. Rechnet man DAM Digital Asset Management bzw. auch MAM Media Asset Management oder RMM Rich Media Management genannt, hinzu, sind es sogar vier Ansätze.

Die erste Strömung kann man als Content Management in dem engeren Sinn betrachten. Hier geht es wirklich um den Inhalt, den Content. Eine Ausprägung ist die Bereitstellung von Content für Vermarktungs- und Verteilungszwecke. Man spricht in diesem Zusammenhang von Content-Syndication, wenn Inhalte übergreifend für verschiedene Verwendungszwecke und Verwendungsformen bereitgestellt werden. Der Content sind hier z.B. digitale Bücher, digitale Videos, digitale Musik, die verwaltet, abgerechnet, geschützt und verteilt werden sollen. Absicht der Verleger und anderer Content-Anbieter ist die gesicherte und auf die Anforderungen der jeweiligen Absichtgruppe gerichtete Vermarktung des Content. Hier spielen darum Komponenten wie DRM Digital Rights Management oder MMCRS MultiMedia Clearing Rights Systems zur autorenrechtlich einwandfreien Nutzung, Content-Syndication zur Zusammenführung von Inhalten, die Abrechnung der Nutzung, Telecommunication Integration für WAP und den Internet-Fernseher zu Hause, eBooks , digitale Wasserzeichen und Kopierschutzmechanismen, schnelle komprimierte Bereitstellung über unterschiedlichste Netze etc. eine besondere Rolle. Die technische Lösung ist hierbei von nachgeordneter Bedeutung, der Schwerpunkt liegt auf der kommerziellen Ausnutzung des Content selbst. Content Management mündet hier zunehmend in Media Asset Management.

Die zweite Strömung ist Content Management in dem Sinne von Web-Content-Management (WCM).

Hier ging es zunächst ca. deshalb, die unzulänglichen Möglichkeiten von HTML zur Gestaltung einer Website mit professionellen Tools zu überwinden. Versionierung von Websites, Integration von geschützten Intranet-Bereichen, E-Commerce mit Bezahlfunktionalität, dynamisches Füllen von Seiten aus Datenbanken und effiziente Pflegetools, die den editorischen Prozess der Inhaltserstellung und Publikation unterstützen, bilden den Schwerpunkt dieser Produktkategorie. Sie unterscheiden sich von herkömmlichen Dokumenten-Management-Produkten durch die fokussierte Ausrichtung auf Internet-Formate wie HTML, XML, GIF und andere. Inzwischen sind die Grenzen zwischen Website-Gestaltung, Website-Inhaltsverwaltung, datenbankgestützte Informationsbereitstellung, Personalisierung und automatisierte Inhaltspublikation weitgehend verwischt.

Definition „Web Content Management System“

Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen.

Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:

• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-Authoring, Web-eProcess u. a.)
• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)
• Web Design-Werkzeuge für Entwurf, Graphikdesign und Aufbau der Funktionalität einer Website
• Web Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung

WCMS konzentrieren sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften in dem Internet.

Das Web-Content-Management entwickelt sich zur Basistechnologie von Portalen. Benötigte Dokumenten-orientierte Komponenten wurden dabei nicht den herkömmlichen DMS-Produkten entlehnt sondern häufig neu erfunden.

Für Web Content Management lassen sich vier Hauptkategorien unterscheiden:

• WCM Authoring. Diese Lösungen dienen hauptsächlich zur Gestaltung der Website und zur Unterstützung des Editionsprozesses mit Workflowfunktionalität.
• WCM Repository. Hier geht es um das interne Management der bereitgestellten Informationen und die Bereitstellung als Laufzeitumgebung. Als besonderes Merkmal kommt die Zusammenführung von Inhalten aus verschiedenen Quellsystemen hinzu.
• WCM Publication. Diese Lösungen bieten neben der reinen Pull-Bereitstellung von Informationen auch das Push-Prinzip mit der gezielten Distribution von Informationen.
• WCM eBusiness. Bei diesen integrierten Systemen geht es über die reine Aufbereitung, Verwaltung und Verteilung des Content hinaus. Weitere Funktionen erlauben auch die direkte Interaktion und individualisierte Nutzung. Basis für diese Lösungen sind in der Regel aufwendige Portal-Systeme.

Die dritte Strömung, ECM Enterprise Content Management ist auf den ersten Blick ca. eine Transformation bestehender Technologien oder gar ca. von Marketingaussagen - frei nach der Devise ,,aus dem Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content-Server wird ein Portal-Server wird ein „xyz“-Server wird ein ...".

Die Studie der AIIM International zu dem ECM-Markt, die von der Gartner Group in dem Jahr 2001 erstellt wurde, tut sich daher auch sehr schwer mit der Abgrenzung. Der globale Dachverband der Anbieter und Anwender von Dokumenten-Technologien, AIIM Association for Information and Image Management International, Silver Springs, Vereinigte Staaten Amerika, gilt als Wegbereiter von ECM Enterprise Content Management und hat in mehreren Anläufen versucht ECM zu definieren.

Das Akronym ECM wurde in den letzten zwei Jahren mehrfach neu interpretiert und mit anderen Inhalten versehen (es wurden z.B. ursprünglich benutzte Begriffe wie „Create“ oder „Customize“ in der Definition ersetzt). Seit 2003 wird ECM von der AIIM wie folgt interpretiert:

Definition „Enterprise Content Management (ECM)“ der AIIM International

The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserve information to support business processes.

Aus dem Umfeld von Document Related Technologies werden die Funktionalität traditioneller Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Content Management umgebaut oder neue Produktsuiten generiert, die Web-basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten verbinden (zu den einzelnen Begriffen und Komponenten ECM-Komponenten). Aus Content Management wird in diesem Zusammenhang dann meistens ECM Enterprise Content Management. Damit soll deutlich gemacht werden, dass es nicht ca. um die weborientierte Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen in dem Unternehmen geht. Der Fokus der meisten Lösungen ist daher häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, „business to employee“, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommen neue Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern - automatische Klassifikation, Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und andere.

Enterprise Content Management: ECM Architektur. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

ECM Enterprise Content Management geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, in dem Partnerverbund und extern bereitzustellen („Unified-Federated-Repository“, Data-/ Document-/ Content-Warehouse). ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management (Wissensmanagement), Workflow-Management, Archivierung, etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien. Absicht von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert ca. einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen.

ECM ist eine Basistechnologie von E-Business zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse.

Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden daher Lösungen zusammengefasst, die zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Informationsbereitstellung Absichten. Lösungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser Kategorie wieder.

Enterprise Content Management (ECM) verfolgt dabei einen Komponentenansatz, der in mehreren Schichten die notwendige Infrastruktur für beliebige Anwendungen bereitstellt.

Enterprise Content Management positioniert sich als Middleware, deren Dienste allen Anwendungen zur Verfügung stehen. Wichtigste Anwendungsschwerpunkte von ECM Enterprise Content Management sind:

• ECM Portal. Browser-basierte, personalisierte Oberfläche zu dem Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen internen und externen Quellen sowie zur Ablösung bisheriger Host- und/oder Client-Benutzeroberflächen.
• ECM Data/Document-Warehouse. Agenten, Middleware und Meta-Datenbanken zur Zusammenführung und Verdichtung von unstrukturierten Informationen aus verschiedenen Quellen in dem Unternehmen.
• ECM Workflow. Prozessgesteuerte Zusammenführung und Nutzung von Informationen.
• ECM Knowledge Management. Aufbereitung von strukturierten und unstrukturierten Informationen, automatische Klassifikation sowie CBT Computer Based Training.

Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von ECM und WCM wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in den Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. Dies gilt für die Produkte und die technischen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partner oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen, auf Außenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für die interne Informationsbereitstellung sein. Der Anspruch eines Enterprise Content Management Systems reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche Lösungen vom Web Content Management unterscheiden.

ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und „Insel“-Architekturen überwinden. Der Anwender sieht in dem Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, die sich quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von ECM spielt daher EAI Enterprise Application Integration eine besondere Rolle.

• Enterprise Content Management Komponenten als unabhängige Dienste. ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, der von den verschiedensten Anwendungen genutzt werden kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität jeweils ca. ein allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität gleicher Funktionalität vermieden wird.
• Enterprise Content Management als einheitliches Repository für alle Typen von Informationen. ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und DocumentWarehouse) Informationen des Unternehmens in einem einheitlich strukturierten Repository zusammenführen. Aufwendige Redundanz und damit verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab, das wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.
• EAI Enterprise Application Integration verbindet alle Komponenten. ECM ordnet sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten in ein Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT Document Related Technologies zur Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECM Enterprise Content Management stellt damit eine der notwendigen Basiskomponenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E-Business dar.

Enterprise Content Management funktioniert dann richtig, wenn der Anwender praktisch davon nichts merkt. ECM-Technologien sind Infrastruktur, die als nachgeordnete Dienste Fachanwendungen unterstützen. ECM erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und als universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.

Für ECM Enterprise Content Management Lösungen werden die unterschiedlichsten Technologien und Komponenten kombiniert, die zu dem Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar sind.

Enterprise Content Management: ECM-Komponenten. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Diese ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in fünf Hauptkategorien einordnen, von der

• Erfassung (Capture),
• Verwaltung (Manage),
• Speicherung Store),
• Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen
• Bewahrung (Preserve).

Dieses Modell orientiert sich an den fünf Leitbegriffen der Definition der AIIM International. Die bisherigen klassischen Anwendungsfelder

• Document Management (DM, DMS, Dokumentenmanagement),
• Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware),
• Web Content Management (WCM, WCMS, einschließlich Portale),
• Records Management (RM, Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit Nutzung von Langzeitspeichermedien) und
• Workflow / Business Process Management (BPM, Vorgangsbearbeitung)

bilden die eigentlichen Manage-Komponenten (Verwaltungs- und Verarbeitungskomponenten), die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können.

Während Document Management, Web Content Management, Collaboration, Workflow und Business Process Management eher für den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist die Aufgabe des Records Management die Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information. Über allem schwebt die Nutzung der Information, sei durch eigenständige Clienten der ECM-System-Komponenten oder in Gestalt eines "Enabling" (Funktionalität wird in eine vorhandene Anwendung so integriert, so dass keine eigene Client-Oberfläche notwendig ist)vorhandener Anwendungen, die auf die Funktionalität der ECM-Dienste und die gespeicherten Informationen zugreifen. Besonders durch die Integration bestehender Technologien wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue Produktkategorie auftritt, sondern sich als integrierende Kraft positioniert.

Siehe hierzu auch die einzelnen ECM-Komponenten in dem Detail.

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• Seite des internationalen Dachverbandes für ECM (http://www.AIIM.org/)
• Artikel mit den zugehörigen Abbildungen zum Beitrag (http://www.project-consult.net/files/ECM_Whitepaper_20031027.pdf)